📖 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: TIẾP ĐÓN & CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG (CRM)

Đối tượng sử dụng: Lễ tân, Nhân viên Chăm sóc khách hàng (Telesale).

🔹 Thao tác 1: Đăng ký Khách hàng Mới

Bạn cần làm gì?

Điền các thông tin cơ bản: Tên, Số điện thoại của bệnh nhân.
(Bắt buộc) Hỏi khách hàng: "Anh/Chị có đồng ý nhận tin nhắn ưu đãi hoặc nhắc lịch từ phòng khám không ạ?" và tích chọn Đồng ý/Từ chối trên màn hình đăng ký.

Hệ thống sẽ giúp gì cho bạn?

Tự động tạo 1 "Hồ sơ bệnh án duy nhất" cho khách hàng để dùng liên thông vĩnh viễn trong toàn hệ thống.
Cấp ngay 1 Lượt khám mới trong ngày hôm nay và tự động xếp tem đẩy hồ sơ của khách lên màn hình phòng chờ của Bác sĩ.

Lưu ý "Luật sắt":

⚡ Luật 1 Hồ sơ duy nhất: Tuyệt đối kiểm tra kỹ Số điện thoại để tránh tạo trùng tên. Nếu tạo trùng, hồ sơ bệnh án và lịch sử nhổ răng của khách sẽ bị chia cắt làm hai.
⚡ Luật Tôn trọng Quyền riêng tư: Nếu khách chối từ nhận thông báo, bạn BẮT BUỘC phải bỏ dấu tích trên màn hình. Gửi tin nhắn rác sẽ vi phạm luật bảo mật. Hệ thống cũng đã được gài chốt tự động từ chối nếu bạn cố tình gửi.

Bạn cần làm gì?

Hệ thống sẽ giúp gì cho bạn?

Lập tức mở lại hồ sơ cũ của khách.
Đặc biệt: Hệ thống sẽ tự động quét và gom toàn bộ các "Gói dịch vụ khách đã mua sẵn trên mạng" gắn thẳng vào Lượt khám đợt này. Bạn không cần thiết phải dò hỏi lại khách xem họ đã mua dịch vụ gì.
Báo hiệu cho các phòng ban: "Khách hàng đã có mặt tại sảnh".

Lưu ý "Luật sắt":

Hệ thống có lưới bảo vệ: Không cho phép tạo xuất 2 Lượt khám (2 số thứ tự) trùng nhau cho cùng một người trong một ngày nhằm đề phòng nhầm lẫn hóa đơn đóng tiền.

Bạn cần làm gì?

Dùng máy quét (Scanner) chiếu vào Mã vạch/QR trên Ứng dụng điện thoại của khách hàng, hoặc trên thẻ cứng thành viên.
Hệ thống hiện khung thông tin lên, bạn mỉm cười và bấm Xác nhận.

Hệ thống sẽ giúp gì cho bạn?

Bỏ qua hoàn toàn quy trình chào hỏi tên tuổi, xin số lấy pass. 1 nốt nhạc là khách đã có mặt tại phòng chờ Bác sĩ. Tính năng này hoạt động y hệt như quẹt vé tự động đi tàu điện ngầm.

Bạn cần làm gì?

Mở danh sách Khách hàng Tiềm năng (Leads).
Nhấp vào từng tên để ghi chú thủ công nội dung cuộc gọi: Khách phàn nàn gì, hoặc hẹn ngày nào quay lại.
Bấm nút gửi tin nhắn SMS/Zalo hàng loạt để báo chương trình Mùng 8/3.

Hệ thống sẽ giúp gì cho bạn?

Tự động làm sáng nhấp nháy các khách hàng "Đã đến phòng khám hôm nay" ngay trên đầu danh sách, giúp bạn dễ dàng nhận diện ra khách quen đang đứng ở sảnh để ra tiếp chuyện.
Trình bày lịch sử mọi cuộc gọi thành 1 Dòng thời gian nối tiếp nhau. Lễ tân ca Chiều vào bấm là đọc hiểu ngay khách đang uất ức chuyện gì từ ca Sáng.

Lưu ý "Luật sắt":

⚡ Tính năng gửi tin nhắn hàng loạt được hệ thống thắt chặt: Nó tự động rà quét và TƯỚC BỎ danh sách những người "Từ chối nhận quảng cáo". Bạn thả ga bấm gửi không sợ làm phiền sai luật quy định.
⚡ Lưu trữ an toàn Nếu lỡ tay bấm Xóa 1 dữ liệu chăm sóc, hệ thống thực chất chỉ tạo vỏ bọc giấu đi chứ DỮ LIỆU KHÔNG BAO GIỜ BIẾN MẤT. Trong trường hợp cần đối soát, cấp Quản lý hoàn toàn vớt lại được toàn bộ lịch sử.

Hạng mục thao tác	Hành vi bảo đảm của Hệ thống
Toàn vẹn Dữ liệu Đăng ký	Quá trình tiếp nhận khách đều bọc trong một "Hộp chân không" (Giao dịch Bảo lưu Đồng bộ). Nếu mạng rớt sập nguồn đúng lúc Lễ tân đang gắp dịch vụ vào Lượt khám, toàn bộ thao tác tự động quay cuộn ngược lại từ vạch xuất phát, KHÔNG BAO GIỜ gây ra hiện tượng lưu hóa đơn 1 nửa bị kẹt.
Siết chặt Dữ liệu Kép	Hệ thống tự xử lý ngầm và kết dính 1 mã Mật danh Toàn khu vực với 1 Hồ sơ Y tế. Nhân sự hoàn toàn không cần thao tác đau đầu gọt dũa dữ liệu, đảm bảo tuyến trên và tuyến dưới chạy mượt mà.